ペーパーレスでの勤怠管理

勤怠管理には紙が付きものというのが、これまでの常識でした。これを何とかペーパーレスに持っていこうとしたのが、一昨年のことでした。それまでは、出欠報告から休暇願い、私用外出届け、遅刻、早退届け、いずれも紙ベースで提出されていました。これらの書類の量は、全社員のものを考えると、膨大な量となります。そこで、最初に試されたのが、毎月の出欠報告のペーパーレス化でした。出欠報告をエクセルで記入して、責任者の電子承認印を押印し、総務へメール添付で提出しました。このことについて、社内の年配者から、紙ベースで残さないことに不安があるとの意見も持ち上がりましたが、それほどの混乱は起こりませんでした。そして、次なる勤怠管理のペーパーレス化として、各種届け書の電子化が実行されました。届け書のペーパーレス化に伴い、社内規則も変更になりました。

それまで、休暇や早退届けには、理由を明記していましたが、事前の届けに限って理由の記述は必要なくなりました。理由が必要なのは、事後報告の場合のみとなりました。プライバシーの保護の点からも、この変更は好評でした。それまでの紙ベースの届けは、すべて上司の机の中のファイルに入れられて、他者に見られることはなかったのですが、エクセルの共通ファイルとなると、社内全員に閲覧される懸念があるからです。紙からエクセルにしたことで、後から書き換えが可能になってしまうという指摘も出ましたが、この点は、各種届けの該当日を過ぎた時点で、変更が不可能になるよう設定されることになりました。ただ月に2、3件は日付を間違って届け書を提出したために、設定を解除する事例が起こっています。各種届け用紙が、エクセルを始めとするファイルに変わり、社内での、紙の使用量が減ってきました。このことは、社内の環境活動の面からも、有効であるとの意見が上がっています。紙の節約は、経費節減にも役立ちます。今後は、勤怠管理の書類だけでなく、社内のあらゆる報告書を電子化しようという動きが強まっています。そのためには、今までパソコンを共有して作業していた部署にも、1人1台の割合でパソコンを用意いする必要があります。

この経費を考えると、全部の書類、報告書のペーパーレス化は、少し先になりそうです。それでも、勤怠管理から始まった社内書類のペーパーレス化は、確実に進行しています。このペースで行くと、完全なペーパーレス化も、そう遠くはないでしょう。

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